Was ist ein Applicant-Tracking-System (ATS)?

Ein anhaltender Fachkräftemangel und der hohe Wettbewerbsdruck machen auch vor der Personalverleihbranche nicht Halt. Die Suche nach geeigneten Bewerbern für offene Stellen wird nicht selten zu einem nervenaufreibenden Prozess für Personalverantwortliche. Damit der Rekrutierungsprozess reibungslos läuft und das HR-Team bestmöglich entlastet wird, braucht es eine zuverlässige Software für das Bewerbermanagement: das Applicant-Tracking-System (ATS). Ein ATS-System schafft von der Stellenausschreibung bis zur finalen Einstellung einen strukturierten und transparenten Prozess.

Was leistet ein gutes ATS-System?

Ein gutes Bewerbermanagementsystem vereinfacht den gesamten Rekrutierungsprozess durch eine Kombination aus Automatisierung, zentralisierter Verwaltung und datenbasierten Entscheidungen. Im Idealfall bietet es eine breite Palette an Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, den Bewerbungsprozess effizient zu digitalisieren und zu automatisieren. Hier sind einige Beispiele:  

• Stellenausschreibungen automatisieren: Ein fortschrittliches ATS-System ermöglicht es, Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen wie Jobbörsen, Karriereseiten und sozialen Netzwerken gleichzeitig zu veröffentlichen. Das Ziel ist, den manuellen Aufwand zu reduzieren und Stellenanzeigen zentral zu steuern.
• Bewerbungen übersichtlich verwalten: Eine einheitliche Datenbank für alle eingehenden Bewerbungen und eine übersichtliche Organisation der Kandidatenprofile gehört zum effizienten Bewerbermanagement einfach dazu.
• Passende Kandidaten auswählen: Nachdem die Bewerbungen zentral gesammelt wurden, ermöglicht das Bewerbermanagementsystem eine gezielte Auswahl geeigneter Kandidaten. Eine moderne HR-Software nutzt Algorithmen, die Anwärter basierend auf Qualifikationen, Berufserfahrung und anderen Kriterien mit offenen Positionen abgleichen. Ein solcher Abgleich ermöglicht auch Vorschläge für passende Talente, um die Besetzung offener Stellen zu beschleunigen. Insbesondere in der Personalverleihbranche erleichtert diese Funktion das schnelle Finden und Zuweisen geeigneter Mitarbeiter.
• Kommunikationsmanagement: Automatisierte Benachrichtigungen und Updates für Bewerber über den Status ihrer Bewerbung? Oder integrierte Tools wie E-Mail, WhatsApp oder SMS, um Interviews und Feedback nahtlos zu organisieren? Solche Möglichkeiten machen es dem HR-Team leicht, mit dem Bewerber in Kontakt zu treten – und zu bleiben!
• Datenanalyse: Um den Erfolg der Stellenausschreibungen bewerten zu können, benötigen Personalverantwortliche aussagekräftige Auswertungen zu Bewerbungseingängen, Bearbeitungszeiten und Effektivität der Rekrutierungskanäle. Auf diese Weise identifizieren sie Optimierungspotenziale. Deshalb sollte eine solche Möglichkeit in einem professionellen ATS-System unbedingt enthalten sein. Die Analysefunktionen eines ATS liefern präzise Kennzahlen zu Bewerbungseingängen, den erfolgreichsten Rekrutierungskanälen oder durchschnittlichen Bearbeitungszeiten. Die Daten helfen dabei, Engpässe zu erkennen und Prozesse gezielt zu optimieren. Auf diese Funktion gehen wir zu einem späteren Zeitpunkt näher ein.

ATS vs. manueller Prozess – was ist besser?

Ein ATS-System bietet gegenüber manuellen Rekrutierungsprozessen zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Da das System viele Routineaufgaben automatisch übernimmt, sparen Personalverantwortliche Zeit beim Bewerbermanagement. Gleichzeitig sorgt ein ATS durch die automatisierte Verwaltung für einen standardisierten und unternehmensübergreifenden Ablauf.  
Lassen Sie uns die genannten Vorteile einmal anhand einiger Beispiele erläutern. Wie bereits beschrieben, erlaubt es ein Applicant-Tracking-System, gleich mehrere Stellenausschreibungen auf mehreren Portalen zu veröffentlichen. Aus diesem Grund sind Ansprache, Positionsbeschreibungen und Anforderungen überall einheitlich. Gleichzeitig gehen keine Informationen verloren, weil eine einmal ordentlich aufgesetzte Stellenanzeige auf allen Plattformen gleichermassen ausgespielt wird. Der grosse Vorteil dabei ist, dass menschliche Fehler reduziert werden und Ausschreibungen viel effizienter erfolgen.  

Darüber hinaus verwaltet ein ATS alle Bewerberdaten zentral. Verstreute Daten, chaotische Excel-Tabellen und verlorene Bewerbungen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen bündelt das System alle Informationen an einem zentralen Ort und macht sie für das gesamte Team auf Knopfdruck verfügbar. Das spart Zeit und sorgt auch für Transparenz im gesamten Team. Alle Beteiligten können jederzeit auf die aktuellen Daten zugreifen und den Status eines Bewerbungsverfahrens einsehen – ohne, dass sie dafür die Arbeitsweise oder Struktur eines Kollegen nachvollziehen müssen.  

Eine automatische Matching-Funktion ist in der Lage, die sogenannte Time-to-Hire erheblich zu verkürzen. Das Bewerbermanagementsystem gleicht geeignete Kandidaten und die offenen Positionen eigenständig miteinander ab und identifiziert passende Matches. Weil der Prozess im Hintergrund automatisch läuft, spart das HR-Team oder der Personalberater unglaublich viel Zeit. Auf diese Weise ist es nicht mehr nötig, Bewerbungen und Ausschreibungen bis ins kleinste Detail manuell miteinander zu vergleichen. Stattdessen können sich Rekrutierer schneller beim Bewerber zurückmelden und so einen positiven, ersten Eindruck hinterlassen. Eine automatische Matching-Funktion hilft, unbewusste Vorurteile im Bewerbungsprozess zu reduzieren. Auch, wenn niemand einem Rekrutierer bösen Willen vorwerfen will, so kann es völlig unbewusst zu einer Vorverurteilung oder Fehleinschätzung kommen.  
Durch standardisierte Kriterien stellt ein ATS sicher, dass Datenschutzgesetze eingehalten werden.  

Schliesslich bietet ein ATS datenbasierte Einblicke, die bei manuellen Prozessen kaum möglich wären. Auswertungen zu Bewerbungseingängen, erfolgreichen Kanälen oder durchschnittlichen Bearbeitungszeiten helfen dabei, den Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen.

Datengetrieben Personal gewinnen

In der modernen Rekrutierung sind Daten der Schlüssel zum Erfolg. Ein Applicant-Tracking-System (ATS) ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse durch datenbasierte Einblicke aktiv zu verbessern. Mit Echtzeit-Dashboards und umfassenden Analysefunktionen liefert ein gutes ATS präzise KPIs, die zeigen, welche Rekrutierungskanäle am erfolgreichsten sind, wie schnell offene Stellen besetzt werden und wo es Optimierungspotenziale gibt. 

Für Personalverleiher sind diese Daten Gold wert. Sie zeigen auf, in welchen Branchen oder Regionen kurzfristig ein erhöhter Personalbedarf besteht. Solche Erkenntnisse erlauben eine gezielte Vorausplanung. Gleichzeitig analysieren Bewerbermanagementsysteme vergangene Rekrutierungsmuster und bereiten Temporärarbeitsfirmen auf saisonale Schwankungen vor. 

Der Blick in die Zukunft: KI und Predictive Analytics

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Predictive Analytics in ATS-Systeme ermöglicht Unternehmen, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Statt nur vergangene Daten zu analysieren, helfen KI-Modelle dabei, zukünftige Entwicklungen vorherzusehen. Sie identifizieren Skill-Gaps und erkennen frühzeitig, welche Qualifikationen in einem bestimmten Sektor in der Zukunft gefragt sein werden. So können Unternehmen gezielt Weiterbildungsmassnahmen anbieten oder passende Talente anwerben. Gleichzeitig liefern sie wertvolle Daten, um die Personaleinsatzplanung zu optimieren: Basierend auf Nachfrageprognosen können Personalverleiher ihre internen Prozesse so ausrichten, dass verfügbare Arbeitskräfte effizient verteilt und Engpässe vermieden werden. 

Wer profitiert von einem ATS?

Ein Applicant-Tracking-System (ATS) dient nicht nur dazu, den Recruitern den Arbeitsalltag zu erleichtern. Es bringt Vorteile für alle Beteiligten im Einstellungsprozess und ermöglicht deshalb in den unterschiedlichsten Bereichen positive Erfahrungen.  

Recruiter sind die Hauptnutzer eines ATS. Sie automatisieren mit dem Tool zeitraubende Aufgaben. So können sie sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren. Durch zentrale Dashboards und Echtzeitberichte behalten sie den Überblick über den Status offener Stellen, die Bewerberpipeline und die Performance der Recruiting-Kanäle. Sie treffen datengestützte Entscheidungen und können Prozesse durch die gewonnenen Insights kontinuierlich optimieren.

Für Führungskräfte ist ein ATS wichtig, da sie oft direkt in die Auswahl geeigneter Kandidaten eingebunden sind. Das Bewerbermanagementsystem bietet ihnen Zugriff auf relevante Bewerberprofile und ermöglicht eine transparente Kommunikation mit den Recruitern. Die strukturierten Prozesse vereinfachen und vereinheitlichen die Zusammenarbeit – egal, mit welchem Kollegen die Führungskraft in Kontakt steht.

Die IT-Abteilung ist oft dafür verantwortlich, das ATS technisch in Betrieb zu setzen. Sie profitieren von benutzerfreundlichen und nahtlos integrierbaren Systemen, die sich mit bestehenden Tools und Datenbanken verbinden lassen. Zudem sorgen moderne ATS-Lösungen für die Einhaltung von Datenschutzstandards, was den Aufwand für die IT-Abteilung reduziert.

Auch für Bewerber ist ein gutes ATS ein echter Pluspunkt – selbst, wenn sie davon erstmal nichts mitbekommen. Ein ATS macht den Bewerbungs- und Einstellungsprozess einfacher und angenehmer. Ein intuitives User-Interface ermöglicht es ihnen, sich unkompliziert und schnell auf offene Stellen zu bewerben. Automatisierte Benachrichtigungen informieren sie über den Status ihrer Bewerbung, und regelmässige Updates schaffen Transparenz. Gleichzeitig sorgt ein ATS dafür, dass ihre Daten sicher verarbeitet werden und sie jederzeit ein professionelles Bewerbererlebnis geniessen.

Die Geschäftsleitung interessiert sich in der Regel vor allem dafür, wie rentabel und effizient das Bewerbermanagementsystem ist. Ein ATS spart Kosten, indem es die Time-to-Hire verkürzt und die Qualität der Einstellungen verbessert. Gleichzeitig ermöglichen Berichte und Analysen eine bessere Planung und strategische Ausrichtung der Personalbeschaffung. 

Wann sollte ein Unternehmen ein ATS einführen?

Die Einführung eines Applicant-Tracking-Systems (ATS) ist eine strategische Entscheidung. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, es zu implementieren?  

Wenn Ihre Personalverleihfirma wächst und die Anzahl der offenen Stellen kontinuierlich steigt, wird die Verwaltung von Bewerbungen immer komplexer. Das ist ein Indiz dafür, dass Sie auf ein professionelles System umsteigen sollten. Ein ATS hilft dabei, den Überblick zu behalten, auch wenn die Rekrutierungsanforderungen exponentiell steigen.  
Unternehmen, die in Branchen mit hohem Bewerberaufkommen tätig sind, stossen schnell an die Grenzen manueller Prozesse. Hierzu zählen vor allem Personaldienstleister, die naturgemäss eine hohe Fluktuation haben oder mit sich ständig ändernden Anforderungen konfrontiert sind. Auch für Nischenrollen oder hochspezialisierte Positionen kann ein ATS wertvoll sein, da es gezielt nach bestimmten Qualifikationen sucht. Gerade in Branchen mit saisonalen Spitzenzeiten – etwa im Einzelhandel, in der Logistik oder bei Events – steigen die Anforderungen an die Personalabteilung kurzfristig massiv an. Ein ATS entlastet die Teams, weil es den Überblick über die Flut an Bewerbungen behält und irrelevante Kandidaten automatisch aussortiert. Eine solche Überlastung deckt oft problematische Prozesse auf. Wenn Einstellungsprozesse manuell abgewickelt werden und dadurch Verzögerungen entstehen, ist die Einführung eines ATS eine Überlegung wert. Typische Symptome ineffizienter Prozesse sind: 

• Manuelle Erfassung von Einstellungsdaten: Daten werden über Tabellenkalkulationen verwaltet, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
• Manuelle Stellenausschreibungen: Stellenanzeigen müssen einzeln auf mehreren Plattformen veröffentlicht werden.
• Zeitaufwändige Bewerbersichtung: Eine grosse Menge irrelevanter Bewerbungen erhöht den Arbeitsaufwand. 

Auch für Unternehmen, die in verschiedenen Regionen oder mit globalen Teams arbeiten, ist ein ATS mit mehrsprachigen Funktionen und flexiblen Workflows eine grosse Stütze. Es erleichtert die standortübergreifende Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten.

Herausforderungen, wenn Sie ein ATS einführen

Wer ein Applicant-Tracking-Systems (ATS) im Unternehmen einführt, sucht vermutlich nach effizienten und modernen Wegen rund um das eigene Bewerbermanagement. Auch wenn die Vorteile auf der Hand liegen, gibt es auch mögliche Herausforderungen.

1. Technische Integration 

Eine der grössten Hürden liegt darin, das ATS in bestehende Systeme zu integrieren. Hierzu gehören beispielsweise HR-Software, Gehaltsabrechnungen oder CRM-Tools. 
Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob das ATS mit den vorhandenen Programmen kompatibel ist und ob eine reibungslose Datenmigration möglich ist. Hierbei können Testläufe und eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter helfen, technische Probleme zu minimieren. Für Unternehmen, die ihr Personalmanagement bereits über ein einheitliches System abwickeln, dürfte diese Herausforderung weniger bedeutsam sein. Hier liegt der grosse Vorteil darin, dass bereits alle Bereiche miteinander verknüpft sind und den Mitarbeitern sowohl das System, als auch das User Interface (UI) vertraut sind. Damit schliessen wir direkt an die nächste Herausforderung an. 

2. Akzeptanz im Team 

Eine neue HR-Software bringt oft Widerstand innerhalb des Teams mit sich. Mitarbeiter könnten die Umstellung als zusätzliche Belastung empfinden oder Schwierigkeiten mit der Bedienung haben. Deshalb sollten Unternehmen offen und transparent mit den Betroffenen kommunizieren: Warum wird das ATS eingeführt, welche Vorteile bringt es, und wie wird der Arbeitsalltag erleichtert? Schulungen und Workshops helfen, dass sich das Team nicht allein gelassen fühlt und sich langsam mit neuen Prozessen und Strukturen vertraut machen können. 

3. Datenschutzanforderungen 

Ein ATS verarbeitet eine Vielzahl sensibler Daten. Aktuelle Datenschutzrichtlinien wie die DSG müssen strikt eingehalten werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass das System die notwendigen Sicherheitsstandards erfüllt. Darunter zählen z. B. Datenverschlüsselung und rollenbasierte Zugriffsrechte. Unternehmen müssen ihre IT- und Datenschutzabteilung rechtzeitig in den Entscheidungsprozess integrieren, damit diese mögliche Risiken prüfen können. 

4. Kosten und ROI 

Damit ein ATS den Arbeitsalltag des HR-Teams vereinfacht, muss es erstmal eingeführt werden. Und das erfordert unweigerlich eine Investition – sowohl in die HR-Software selbst als auch in die Schulung und mögliche Prozessanpassungen. Unternehmen sollten daher im Vorfeld eine klare Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Wichtig ist, den langfristigen ROI (Return on Investment) durch Zeit- und Ressourceneinsparungen sowie effizientere Prozesse zu berücksichtigen. 

5. Anpassung an spezifische Anforderungen 

Jedes Unternehmen hat individuelle Einstellungsprozesse, die möglicherweise nicht vollständig in die Standardfunktionen eines ATS passen. Vor der Entscheidung sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob das Bewerbermanagementsystem ausreichend flexibel ist, um spezielle Workflows oder zusätzliche Funktionen zu integrieren. 

6. Change Management 

Ein neues ATS geht oft mit Veränderungen im Arbeitsalltag einher. Ängste oder Unsicherheiten im Team sind völlig normal. Ein gut durchdachtes Change-Management-Programm, das die Mitarbeiter aktiv in den Prozess einbindet und ihre Rückmeldungen berücksichtigt, beugt eine Ablehnung optimal vor. 

Ein erfolgreich eingeführtes ATS kann den Rekrutierungsprozess erheblich verbessern, doch der Weg dorthin erfordert Planung, Kommunikation und eine sorgfältige Auswahl. Unternehmen, die die Herausforderungen strategisch angehen, profitieren langfristig von automatisierten und effizienten Prozessen.