CRM im Recruiting: Kandidatenbeziehungen perfekt optimieren 

Fachkräftemangel herrscht in so gut wie jeder Branche. Kein Wunder, dass in der heutigen Arbeitswelt der Kampf um die besten Talente intensiver denn je geführt wird. Unternehmen stehen dabei vor verschiedenen Herausforderungen: In erster Linie müssen sie qualifizierte Bewerber für offene Stelle finden, die Vakanzen schnell besetzen und Talente möglichst langfristig binden. Doch wie gelingt es, den Kontakt zu potenziellen Kandidaten aufrechtzuerhalten, um sie im richtigen Moment für eine neue Stelle zu begeistern?  

Candidate Relationship Management: Das andere CRM für Kandidaten 

Hier kommt das sogenannte Candidate Relationship Management (CRM) ins Spiel. Vorsicht, hier besteht Verwechslungsgefahr, denn CRM ist auch die gängige Abkürzung für Customer Relationship Management. Doch das ist hier explizit nicht gemeint, statt der Kunden stehen hier die Bewerber im Fokus. Viele Unternehmen setzen ein klassisches Bewerbermanagementsystem (ATS, Applicant Tracking System) ein, um den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten. Das Candidate Relationship Management (CRM)-System geht wichtige Schritte darüber hinaus: Es hilft vor allem dabei, nachhaltige Beziehungen zu Talenten aufzubauen und eine langfristige Pipeline qualifizierter Kandidaten zu pflegen.  

Was genau ist ein Candidate Relationship Management (CRM)? 

Candidate Relationship Management (CRM) beschreibt den strategischen Ansatz und die Technologien, die Unternehmen nutzen, um langfristige Beziehungen zu potenziellen Bewerbern aufzubauen. Es unterscheidet sich von einem klassischen Bewerbermanagementsystem (ATS), das primär auf die Verwaltung aktueller Bewerbungsprozesse ausgerichtet ist. Ein Candidate Relationship Management System hingegen fokussiert sich auf die Pflege und den Aufbau von Talentnetzwerken für zukünftige Vakanzen. 

Beispiel: In ein ATS laufen offene Stellen auf der einen Seite rein, auf der anderen Seite werden Bewerbungen auf die offenen Stellen gematcht. Das reicht erstmal zur Besetzung der offenen Stellen, wenn die passenden Bewerbungen eingereicht werden. Doch was ist, wenn es mehrere gut geeignete Bewerber gibt? In Zeiten von Fachkräftemangel ist das zwar ein Luxusproblem, im ATS muss man sich aber für einen Kandidaten entscheiden, die anderen gehen leer aus. Das CRM zielt darauf ab, auch mit den anderen Bewerbern Kontakt zu halten und so schon für die nächsten potenziellen Stellen einen Talentpool aufzubauen. 

Während ein ATS also hauptsächlich dazu dient, Bewerbungen auf aktuell ausgeschriebene Stellen zu verwalten, geht es beim Candidate Relationship Management darum, auch mit anderen Talenten in Kontakt zu bleiben. Diese müssen auch nicht zwingend aktiv auf Jobsuche sein, es reicht aus, wenn die Bewerber für das Unternehmen zukünftig von Interesse sein könnten. 

Vorteile des Candidate Relationship Management 

Ein Candidate Relationship Management System bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die den Fokus auf ihre Kandidatenbeziehungen legen möchten: 

• Persönliche Kommunikation: Ein CRM ermöglicht es, Bewerber individuell und gezielt anzusprechen. Durch die Speicherung von Interaktionshistorien können Unternehmen relevante Inhalte teilen, an frühere Gespräche anknüpfen und so eine enge Bindung aufbauen.
• Effiziente Prozesse: Automatisierte E-Mails, Erinnerungen und Follow-ups helfen, den Kontakt zu Kandidaten zu halten, ohne dass Recruiter manuell jede einzelne Nachricht verfassen müssen.
• Langfristige Talentbindung: Unternehmen können vielversprechende Talente frühzeitig identifizieren und über einen längeren Zeitraum hinweg betreuen, bis eine passende Position frei wird.
• Bessere Candidate Experience: Transparente und schnelle Kommunikation sorgt für ein positives Bewerbererlebnis und stärkt die Arbeitgebermarke.
• Zeit und Kosten sparen: Ist das CRM erfolgreich implementiert, sollten sich längerfristig auch Zeit und Kosten im Recruiting sparen lassen. Personaler, die mit Kennzahlen arbeiten, sollten eine verkürzte Time-to-hire feststellen, gleichzeitig sollte sich die Quality-of-hire erhöhen. 

Wie hilft ein CRM bei der systematischen Pflege von Bewerberkontakten? 

Ein Candidate Relationship Management System speichert alle relevanten Daten zu einem Kandidaten, von den ersten Interaktionen bis hin zu individuellen Vorlieben oder früheren Bewerbungen. Dadurch können Unternehmen gezielt mit Talenten in Kontakt bleiben und zum richtigen Zeitpunkt passende Jobangebote unterbreiten. Im Prinzip handelt es sich um ein speziell angepasstes Datenbanksystem, das auf die Beziehungen zu Bewerbern zugeschnitten ist. 

Beispiel: Ein IT-Unternehmen speichert in seinem Candidate Relationship Management (CRM), dass ein Entwickler aktuell nicht an einem Jobwechsel interessiert ist, aber in sechs Monaten sein bestehendes Projekt beendet. Eine gezielte Erinnerungsnachricht sorgt dafür, dass der Kontakt genau zum richtigen Zeitpunkt wieder aufgenommen wird. 

Das kann ein Candidate Relationship Management System 

Ein leistungsfähiges Candidate Relationship Management System bietet zahlreiche Funktionen, die den Recruiting-Prozess erheblich erleichtern und die über die Funktionen eines ATS hinausgehen: 

• Kontaktverwaltung: Eigens für geeignete Kandidaten, für die aber noch keine Stellen vorhanden sind, gibt es eine Kontaktverwaltung. Neben den klassischen Kontaktdaten lassen sich dort auch Details zu Fähigkeiten festhalten.
• Automatisierung von E-Mails: Regelmässige Updates, Reminder oder Einladungen zu Recruiting-Events können automatisch an die verwalteten Kontakte versendet werden.
• Kandidatenhistorie: Alle bisherigen Interaktionen mit einem Bewerber sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.
• Segmentierung: Kandidaten können nach Skills, Interessen oder Bewerbungsstatus kategorisiert werden, sodass zielgerichtete Kampagnen möglich sind.
• Talent-Pipeline-Management: Unternehmen können ihren zukünftigen Personalbedarf planen und frühzeitig qualifizierte Talente ansprechen. 

Nachhaltige Talent-Pipeline durch Candidate Relationship Management (CRM) 

Eine der grössten Herausforderungen im Recruiting ist es, eine gut gefüllte Pipeline an qualifizierten Talenten zu haben, die bei Bedarf schnell kontaktiert werden können. Ein Candidate Relationship Management System erleichtert genau diesen Prozess, indem es hilft, Kandidaten frühzeitig zu identifizieren und langfristig im Blick zu behalten. 

Beispiel: Ein Unternehmen speichert vielversprechende Praktikanten und Werkstudenten in seiner Datenbank und kontaktiert sie nach ihrem Studienabschluss erneut, um ihnen eine erste Festanstellung anzubieten. 

Darum wird Candidate Relationship Management (CRM) wichtiger  

Der Fachkräftemangel wird in vielen Branchen zunehmend spürbar. Unternehmen müssen deshalb neue Wege gehen, um Talente frühzeitig an sich zu binden. Candidate Relationship Management Systeme können dabei eine entscheidende Rolle spielen. Dabei entwickeln sich die CRM-Lösungen schnell weiter:  

• KI-gestützte Analysen: Smarte Vorhersagen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz könnten dabei helfen, die Verfügbarkeit und Wechselbereitschaft von Talenten besser einzuschätzen.
• Automatisierte Chatbots: Um rund um die Uhr erreichbar zu sein, könnten Chatbots integriert werden. Sie bieten Bewerbern schnelle Antworten auf Fragen und helfen, den Erstkontakt effizienter zu gestalten.
• Social Recruiting-Integration: Die Verknüpfung von CRM-Systemen mit sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Xing und anderen Plattformen könnte das gezielte Ansprechen von Talenten wesentlich vereinfachen.