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Je mehr Personal ein Unternehmen beschäftigt, desto umfangreicher ist auch das Personalarchiv. Das besteht in der Regel aus allen schriftlichen Unterlagen und Daten, die Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen Beschäftigungsverhältnis geben. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge und -zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Gehaltsdaten, Kontaktdaten, Urlaubsanträge und -bewilligungen, Krankheitsbescheinigungen, Reportings über Arbeitsunfälle, Leistungsbeurteilungen etc. Nicht in die Personalakte gehören hingegen Listen von Krankheitstagen und -gründen des Arbeitnehmers, vertrauliche Unterlagen des Betriebsarztes, Notizen des Arbeitgebers über die Leistung des Mitarbeiters oder Prozessakten aus einem Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer. Vor gut 20 Jahren wurden sämtliche Unterlagen noch in Papierform festgehalten und archiviert. Für die Personalverwaltung führte das zu einem hohen Verwaltungsaufwand: Akten mussten manuell abgeheftet und bei Bedarf nach den richtigen Daten durchforstet werden. Wurde eine Akte von einer anderen Abteilung verlangt, musste sie umständlich von Büro zu Büro geschleppt werden. Mittlerweile geht es einfacher: Seit Einführung der digitalen Personalakte (ePersA) haben Unternehmen und Verwaltung die Möglichkeit, ihre Akten elektronisch zu verwalten.
Bei der digitalen Personalakte handelt es sich, wie der Name schon sagt, um ein digital angelegtes Archiv zur elektronischen Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten. Die herkömmliche Papierakte wird dabei durch eine technische Lösung zur Digitalisierung und Archivierung der Personaldaten ersetzt oder ergänzt. Meist handelt es sich um Computeranwendungen, die Datenbanken für die jeweiligen Personalinformationen zur Verfügung stellen. Personaldaten können darin systematisch, das heisst in einer einheitlichen Aktensystematik angelegt werden. Die digitale Personalakte kann zum einen gescannte Informationen enthalten, zum anderen aber auch Informationen aus anderen IT-Systemen digital integrieren. Die Integration in die Unternehmens-IT ist zum Beispiel über eine Client-Server-Architektur, also ein server-basiertes Netzwerk möglich, oder ortsunabhängig über Web-Clienten. Die Zugriffsrechte nutzungsberechtigter Personen müssen dabei vorab definiert bzw. eingerichtet werden.
Hauptziel der digitalen Personalakte ist es, administrative Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Der Verwaltungsaufwand soll auf elektronischem Wege vereinfacht werden, so dass weniger Zeit- und Personalressourcen anfallen. Die Umstellung von der Papierakte auf die digitale Akte hat dabei viele Vorteile:
Auf dem Weg zum papierlosen Büro empfiehlt es sich, folgende Implementierungsschritte näher in den Blick zu nehmen:
Eine digitale Personalakte hat zahlreiche Vorteile: Sie vereinfacht den administrativen Aufwand der Personalverwaltung enorm. Akten müssen nicht mehr von A nach B geschleppt werden, Kommunikationswege verkürzen sich und Personaldaten sind direkt einsehbar. Das bedeutet eine hohe Zeitersparnis. Die gewonnene Zeit schafft Kapazitätsfreiräume und kann anderweitig investiert werden. Zusätzlich sparen Unternehmen Papier- und Druckkosten und ggf. Mietkosten für den Archivraum. Zu beachten ist allerdings, dass die Einführung der digitalen Personalakte wichtigen Datenschutzregelungen unterliegt. Eine intensive Vorausplanung, Test- und Schulungsphase ist oft sinnvoll, damit die Umstellung von der Papier- zur Digitalakte auf Dauer reibungslos funktioniert. Nach einer solchen ressourcenintensiveren Einführungsphase erleichtert die digitale Personalakte betriebsinterne Prozessabläufe jedoch erheblich!
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