Bewerbungsunterlagen

Bewerbung ist nicht gleich Bewerbung: Welche Unterlagen für eine Vakanz relevant sind, hängt auch mit der Position zusammen, für die und aus der heraus man sich bewirbt:

Externe Bewerbung: Der klassische Weg bei der externen Personalbeschaffung ist die Stellenausschreibung über den Arbeitsmarkt. Die Ausschreibungskanäle für die Stellenanzeige wählen Unternehmen möglichst adressaten- und zielgruppengerecht aus, um passende Kandidaten anzusprechen – zum Beispiel per Printanzeige in regionalen und überregionalen Zeitungen oder Fachzeitschriften, per Jobanzeige in Online-Stellenbörsen und Jobsuchmaschinen oder über Karrierenetzwerke wie XING. Üblicherweise werden einer Bewerbung folgende Unterlagen beigefügt:
Firmeninterne Bewerbung: Neben der Personalbeschaffung über den externen Arbeitsmarkt haben Unternehmen die Möglichkeit, Vakanzen mit eigenen Mitarbeitern zu besetzen. Die interne Personalbeschaffung erfolgt beispielsweise per Stellenausschreibung über das Schwarze Brett, das Intranet oder die Mitarbeiterzeitung. Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern dadurch Aufstiegs- und Entwicklungschancen, um sich im Unternehmen beruflich weiterzuentwickeln. Bewirbt sich ein Mitarbeiter, der bereits im Unternehmen arbeitet, für eine interne Position, liegen viele Informationen bereits vor – durch Verhaltensbeobachtungen und Leistungseinschätzungen im Arbeitsalltag, direkte Einschätzungen von Vorgesetzten, erfolgte Mitarbeiter- oder Feedbackgespräche, Personalbeurteilungen und Personalbögen. Wichtige Unterlagen sind in der Personalakte archiviert. Ein Bewerbungsanschreiben, ggf. ein aktualisierter/vervollständigter Lebenslauf und sonstige relevante Informationen oder Referenzen sind dennoch üblich. Im Anschreiben formuliert der Mitarbeiter seine Motivation für den internen Stellenwechsel und gibt Auskunft über seine Qualifikationen für die Position.
Initiativbewerbung: Der Bewerber bewirbt sich eigeninitiativ ohne Bezug auf eine ausgeschriebene Stelle. Die Zusendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt postalisch oder per Internet – meist über die Unternehmenshomepage. In einigen Fällen spricht der Kandidat auch persönlich bei seinem Wunscharbeitgeber vor. Unternehmen, die eine grosse Anzahl an Initiativbewerbungen erhalten, stellen im Internet häufig spezielle Formulare für Initiativbewerber zur Verfügung.

Bewerbungsunterlagen im Detail

Deckblatt: Ein Deckblatt für die Bewerbungsmappe ist i. d. R. optional. Es enthält eine Überschrift, ein Bewerbungsfoto, Bezeichnung der Zielstelle und ggf. Referenznummer, Kontaktdaten und ein Anlagenverzeichnis.
Bewerbungsschreiben: Im Anschreiben legt der Bewerber dar, warum er sich für die Stelle im Unternehmen interessiert und was ihn dafür qualifiziert. Das Bewerbungsschreiben sollte ca. 1 Seite lang sein, eine klare Gliederung aufweisen, ansprechend und orthographisch korrekt formuliert sein. Wichtige inhaltliche Aspekte sind:

Lebenslauf: Im Lebenslauf stellen Bewerber ihren persönlichen und beruflichen Werdegang – meist in tabellarischer Form – dar. Personalentscheider erhalten dadurch einen Überblick über die stellenrelevanten Qualifikationen und Kompetenzen von Kandidaten. Die Länge des CVs hängt mit der bisherigen Berufslaufbahn des Bewerbers zusammen, sollte aber i. d. R. 3 Seiten nicht überschreiten. Die Darstellung der persönlichen und beruflichen Entwicklung erfolgt üblicherweise in Rubriken, die ihrerseits chronologisch geordnet sind. Aktuelle Etappen werden dabei in der Regel zuerst genannt.

Dritte Seite: Die dritte Seite ist ein persönliches Kurzprofil, das Angaben zur Person und Motivation für die Stelle in einem Unternehmen enthält – beispielsweise zu den Soft Skills, bisherigen Erfolgen und konkreten Beweggründen des Bewerbers. Die dritte Seite ist i. d. R. optional und sollte kurz gehalten werden (max. 1 Seite). Nicht zu verwechseln ist sie mit einem Motivationsschreiben oder einer Zusammenfassung von Bewerbungsschreiben und Lebenslauf. Die dritte Seite kann auch für eine Leistungsbilanz genutzt werden: Auf ca. 1 Seite stellt der Bewerber stellenrelevante Leistungen, bisherige Erfolge, Stärken und Tätigkeitsschwerpunkte in tabellarischer Form dar. Die Informationen aus der Leistungsbilanz sollten über die im Lebenslauf hinausgehen, um einen zusätzlichen Informationswert zu bieten.
Zeugnisse: Die beigefügten Zeugnisse werden chronologisch (das aktuellste zuerst) oder nach Relevanz angeordnet. Relevant sind beispielsweise Abschluss-, Volontariats- und Ausbildungszeugnisse, Praktikumszeugnisse, Weiterbildungs- und Arbeitszeugnisse.
Arbeitszeugnisse: Einfache Arbeitszeugnisse beschränken sich auf Angaben zur Person des Arbeitnehmers, zur Dauer und Art der Beschäftigung. Qualifizierte Arbeitszeugnisse, die meist im Rahmen der Bewerbung präferiert werden, beinhalten detailliertere Angaben zur Beschäftigung und den Aufgaben des Mitarbeiters im Unternehmen, zu dessen Entwicklung, Leistungen und Kompetenzen sowie zum Arbeits- und Sozialverhalten (ggf. auch Führungsverhalten).

Bewerbungswege

Meistens geben Unternehmen den bevorzugten Bewerbungsweg in der Stellenanzeige an. Eine Bewerbungsmappe kann zum Beispiel postalisch an das Unternehmen versandt oder persönlich ausgehändigt erden. Mit der Digitalisierung gewinnen die E-Mail-Bewerbung und die Online-Bewerbung an Bedeutung. Unternehmen, die z. B. eine E-Recruiting-Software bzw. ein Bewerbermanagement-System nutzen, bieten ihren Bewerbern oft die Möglichkeit zur Online-Bewerbung: Bewerber geben dann ihre Daten manuell in ein Online-Bewerberformular ein oder die Daten werden mittels CV-Parser nach Upload des Lebenslaufs automatisch ausgelesen und in die vorgesehenen Datenfelder übertragen. Anhänge können anschliessend in einem Dokument oder mehreren Dokumenten hochgeladen werden. Die Dateigrösse der Uploads ist in der Regel limitiert. Eine mobiloptimierte Bewerbung ermöglicht es Kandidaten, sich per Smartphone auf eine Vakanz zu bewerben. Bei einer One-Click-Bewerbung wird das Bewerber-Profil aus Business-Netzwerken wie LinkedIn per Mausklick in die Datenbank des Unternehmens importiert. Hat der Bewerber seine Bewerbungsunterlagen eingesandt, gelten für das Unternehmen bestimmte Aufbewahrungsfristen: Unternehmen müssen gewährleisten, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf die Bewerberdaten haben und dürfen diese grundsätzlich nur so lange aufbewahren, wie sie ihren Speicherungszweck erfüllen.

Fazit

Um Personalern die Entscheidung im Bewerbungsprozess zu erleichtern und die eigenen Chancen im zu erhöhen, sollten Bewerber auf die Vollständigkeit und eine sorgfältige inhaltliche Ausarbeitung ihrer Bewerbungsunterlagen achten. Üblich sind Unterlagen wie das Bewerbungsschreiben, ein Lebenslauf und Zeugnisse. Bei der inhaltlichen Gestaltung der Unterlagen ist darauf zu achten, dass ein konkreter Bezug zwischen Qualifikationen, Berufserfahrung und Motivation und den Stellenanforderungen sowie dem Unternehmen hergestellt wird.